Les archives publiques sont…

… TOUS les documents et données qui procèdent de l’activité des collectivités territoriales et des établissements publics …

… quels que soient leur date, leur support et leur lieu de conservation.

 Diversité des supports d’archives

schéma illustrant la diversité des supports des archives : il peut aussi bien s’agir d’un plan du groupe scolaire de 1870, d’un parchemin du XIIIe siècle, d’une photo de 1910, d’un mail de compte-rendu de réunion de chantier, d’une maquette de l’Hôtel de Ville, de données issues des applications-métier, d’un microfilm du cadastre ou de factures dématérialisées.

… validés …

… mais pas nécessairement signés.

 … contenant des informations indispensables à l’activité quotidienne …

  • Le bon de commande du mois dernier à réception de la facture.
  • Le budget de l’an dernier pour la préparation de celui de l’année suivante.
  • Le PLU adopté il y a 3 ans pour en assurer la révision.
  • Le dossier de délégation de service public pour la gestion de l’eau potable d’il y a 6 ans pour préparer la prochaine passation.
  • Les plans des réseaux d’un bâtiment construit à la fin des années 90 pour effectuer des travaux l’année suivante.

… qui constituent le patrimoine d’hier et de demain.

Les bases de données d’aujourd’hui seront les registres et les parchemins d’hier.

 Les archives publiques, c’est aussi :

    • l’intégrité,
    • la lisibilité dans le temps,
    • la traçabilité.

 Les archives, c’est une affaire de professionnels :

  • Des documents

Chaque document ou dossier a une valeur spécifique (juridique et/ou informationnelle et/ou patrimoniale) qu’il convient de déterminer et qui conditionne sa durée de conservation et son sort final.

  • De la multiplicité des supports

Un même document peut être créé au format électronique, imprimé pour signature et scanné pour télétransmission (exemple d’une délibération). Il convient de mettre en place les modes de gestion spécifiques à chacune de ses étapes afin de garantir la bonne conservation des documents et le fonctionnement optimal de la collectivité.

  • De l’adaptation

Chaque contexte est particulier et exige des réponses adaptées et spécifiques. Les archivistes du CDG 83 interviennent dans des structures très différentes (commune, syndicat intercommunal, établissement public de coopération intercommunale, syndicat mixte, etc.) et traitent les archives de tous les services. Il leur est indispensable de comprendre tout mode de fonctionnement afin de proposer les solutions pertinentes.

  • De la formation

Le Pôle Archives et Numérique a développé une forte activité de formation (formations de groupes et individuelles). Les archivistes ont une solide expérience dans l’élaboration et l’animation d’actions de sensibilisation et de formation, théoriques et pratiques.

  • De l’accompagnement au changement

Les archives sont tour à tour le produit du travail et l’outil des agents. Il est important qu’ils soient sensibilisés aux bonnes pratiques et impliqués dans les changements qui les concernent directement, afin d’en favoriser la mise en œuvre.