Nos prestations

Le Pôle Archives et Numérique a pour mission d’accompagner les collectivités territoriales et établissements publics dans la bonne gestion de leurs archives.

Toutes les organisations sont confrontées à une production croissante de documents et de données dont la nature et la valeur sont très variables, ce qui entraine principalement :

  • Une perte de temps – donc d’efficience – en classement comme en recherche.
  • Une perte d’espace dans les bureaux, les locaux de stockage dédiés, et désormais sur les serveurs.
  • Une perte d’information, qui peut être préjudiciable au bon fonctionnement de la collectivité, voire présenter des risques juridiques.

Pour y remédier, le Pôle Archives et Numérique intervient dans 3 domaines :

1. Le travail sur l’existant

Le bon fonctionnement des collectivités impose de rendre les archives aisément accessibles pendant des durées variables en fonction de leur typologie. Cela suppose avant tout un tri, dans le respect de la règlementation en vigueur, puis un classement des archives. Les archivistes du CDG 83 mettent leurs savoirs et savoir-faire au service des collectivités en proposant deux prestations :

2. L’accompagnement à la mise en place de bonnes pratiques de gestion des documents au quotidien 

Dans l’exercice de leurs activités, les agents sont confrontés à une masse d’informations considérable sous des formes très diverses (mails, documents papier, documents bureautiques, etc.). Cette tendance ne cesse de s’accentuer du fait du développement des outils numériques. Dans ce contexte de perpétuel changement, il est nécessaire de professionnaliser la gestion de l’information pour permettre le partage efficace de documents et de données de qualité, disponibles et fiables. Cela passe par des actions de formation puis par l’élaboration de procédures et d’outils. Le Pôle Archives et Numérique accompagne les collectivités dans cette démarche en réalisant des prestations de :

3. La formation d’un agent en charge des archives

Face à la nécessité croissante de gérer leurs archives, certaines collectivités font le choix d’affecter un agent au poste d’archiviste ou de correspondant-archives. Pour que cette démarche soit couronnée de succès, elle doit s’accompagner d’une formation de l’agent concerné aux savoirs et savoir-faire archivistiques, mais également d’un accompagnement dans leur mise en œuvre. Les archivistes du CDG 83 mettent leurs compétences au service de ces projets dans le cadre de la mission de formation-accompagnement.

 

 

 

Elimination, réorganisation des locaux

La totalité des archives produites n’ont pas vocation à être conservées définitivement. Une règlementation encadre les durées de conservation...

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Traitement

L’objectif de cette prestation est de séparer les archives éliminables de celles qui doivent être conservées définitivement, conformément à...

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Formation des agents

Le Pôle Archives et Numérique du CDG 83 propose une formation à la bonne gestion quotidienne des documents papier...

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Aide à la gestion des documents d’activité

Cette prestation vise à aider les collectivités territoriales et établissements publics à mieux gérer les documents qu’ils produisent au...

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Formation-accompagnement

Cette prestation a pour but de former à son futur métier un agent affecté à la gestion des archives...

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