Aide à la gestion des documents d’activité

Cette prestation vise à aider les collectivités territoriales et établissements publics à mieux gérer les documents qu’ils produisent au quotidien, aux formats papier et électronique.

Pour améliorer la gestion quotidienne des documents papier et électroniques, le Pôle Archives et Numérique élabore des outils et des procédures afin d’uniformiser les pratiques : plan de classement, procédure de nommage des fichiers, tableau de gestion, etc.

Une démarche d’accompagnement au changement est mise en place tout au long de la mission. L’ensemble des acteurs concernés (Direction générale des services, services producteurs, service informatique, qualiticien, etc.) sont formés et associés à chaque étape de la conception des outils et des procédures.

La prestation d’aide à la gestion des documents d’activité se déroule ainsi :

  • Réunion de cadrage afin de définir les livrables, la méthodologie et le planning de travail.
  • Sensibilisation des directeurs et des chefs de service, puis des agents à la démarche entreprise.
  • Recensement des documents produits et reçus par chaque agent ou service.
  • Analyse des résultats du recensement des documents.
  • Elaboration des outils de gestion des documents papier et électroniques et des livrables définis lors de la réunion de cadrage :
    • tableaux de gestion recensant les durées de conservation des différents documents ;
    • plan de classement des fichiers numériques ;
    • procédure de nommage des fichiers numériques ;
    • charte informatique.
  • Validation des outils et livrables.
  • Présentation aux agents des outils et livrables ainsi que des conseils spécifiques pour la bonne gestion des documents.
  • Animation d’ateliers de formation aux outils et procédures mises en place.